Cómo URBANIA aumentó un 30% su recaudación en apartados con Toku

En un año, la desarrolladora mexicana logró incrementar 30% la generación de clientes potenciales*, automatizar* sus procesos de conciliación y aplicación de ingresos y reducir comisiones

Crecimiento acelerado, procesos manuales

Grupo URBANIA es una empresa 100% mexicana que se dedica al desarrollo de viviendas familiares. Con operaciones en Ciudad de México y Querétaro, su crecimiento en los últimos años ha sido constante, ampliando su cartera de proyectos y su base de clientes activos, que hoy supera los 10,000.

Este crecimiento, sin embargo, vino acompañado de nuevos retos administrativos. El equipo financiero se enfrentaba a un escenario desafiante: más desarrollos, más clientes y más pagos que gestionar, pero sin una infraestructura tecnológica que acompañara ese volumen.

El mayor desafío estaba en la etapa de apartados, donde se concentra una parte esencial de la recaudación anticipada. Gracias a la implementación de Toku, URBANIA logró un aumento del 30% en estos ingresos, mes contra mes, generando un impacto directo en su operación y ciclo de venta.

“Con el crecimiento tuvimos que evolucionar e incorporar tecnología. Implementamos un ERP, pero necesitábamos algo más: una solución que nos ayudara a identificar los pagos correctamente y mejorar nuestra respuesta al cliente.” — Olga Parra, Directora de Finanzas

La realidad operativa era compleja. Más del 80% de los ingresos llegaban por transferencia, lo que obligaba al equipo a verificar manualmente los comprobantes, lo que hacía algunos pagos quedaren sin conciliar durante meses. En casos extremos, la empresa identificaba ingresos de clientes hasta 10 meses después de haber sido realizados.

Además, el procesamiento de pagos con tarjeta implicaba comisiones de hasta 3.11% + IVA, lo que elevaba significativamente los costos. Y los pagos en efectivo, por su parte, requerían especial atención por las restricciones del SAT, que limita los montos en operaciones inmobiliarias para prevenir el lavado de dinero, así como por las políticas de Prevención de Lavado de Dinero (PLD) que Urbania sigue de forma estricta para cumplir con la normativa vigente.

Para mitigar esos riesgos, URBANIA con el apoyo de Toku, estableció flujos diferenciados según el medio de pago, integrando alertas automáticas y reglas que garantizan el cumplimiento normativo sin fricciones operativas.

La búsqueda de una solución flexible y segura

Fue en este contexto que URBANIA comenzó a buscar opciones tecnológicas que pudieran acompañar su plan de expansión. El objetivo era claro: automatizar la gestión de ingresos sin comprometer la seguridad, reducir la carga operativa y potenciar su capacidad de recaudar en las etapas más sensibles del proceso comercial.

Uno de los grandes diferenciales de Toku fue la capacidad de adaptarse por completo al ecosistema de URBANIA, cargando automáticamente el plan de pagos de clientes vía SFTP, y permitiendo operaciones con visibilidad en tiempo real.

Además de resolver la conciliación, Toku permitió integrar todos los medios de pago en una única plataforma — tarjetas, transferencias y pagos en efectivo — con una referencia única por cliente y con landing pages personalizadas para que el asegurado pudiera pagar con confianza y transparencia.

Implementación sin fricción, con acompañamiento real

Pese a ser un proyecto complejo, que implicaba una reestructura importante en la forma de operar, URBANIA destaca que la implementación fue ágil y acompañada en todo momento.

“Fue detallado, pero no complicado. Lo que más nos agradó fue el compromiso del equipo de Toku. Siempre nos apoyaron y respondieron a nuestras dudas. Nos sentimos acompañados.” — confirma la Directora de Finanzas

 

Resultados visibles desde el primer trimestre

Desde los primeros meses, los beneficios fueron evidentes para todos los departamentos.

Hoy, URBANIA cuenta con:

● 100% de pagos conciliados automáticamente, sin errores ni ingresos no identificados.

● Pagos reflejados en tiempo real, que antes demoraban hasta 24 horas.

● Ahorro de tiempo operativo, permitiendo al equipo enfocarse en tareas estratégicas.

● Un aumento del 30% en la recaudación en las etapas de apartado, lo que permitió anticipar ingresos clave y optimizar la experiencia del cliente desde el primer contacto.

Una experiencia positiva para los clientes

Otro punto fundamental fue el cambio en la percepción de los propios clientes.

Antes, algunos se sentían inseguros sobre el destino de su pago — algo especialmente delicado cuando se trata de montos elevados, como en la compra de una vivienda.

“Al principio hubo incertidumbre, claro. No es como comprar dulces en la tienda. Pero una vez que respaldamos el proceso de Toku, los clientes se sintieron cómodos.” nos comentó Olga.

Toku como socio para el crecimiento

URBANIA no solo ve a Toku como una herramienta. Ve un socio tecnológico de largo plazo.

Hoy, todos los contratos de URBANIA indican que Toku es el único medio de pago aceptado.

La plataforma ya aparece en su sitio web oficial:

https://grupourbania.com.mx/pagos.php

 

¿Qué es PRM y por qué importa?

Lo que URBANIA implementó va más allá de una pasarela de pagos. Gracias a Toku, hoy gestiona su relación financiera con cada cliente de forma automatizada, transparente y segura. A eso lo llamamos PRM – Payment Relationship Management.

PRM es una tecnología que integra todos los procesos de recaudación — desde el pago hasta la conciliación, el seguimiento y la comunicación con el cliente — en un solo flujo inteligente.

Para empresas como URBANIA, esto significa pasar de procesos manuales y fragmentados a un modelo centralizado, confiable y enfocado en la experiencia del cliente.

Una alianza estratégica que impulsa el cambio

La historia de URBANIA y Toku refleja cómo la tecnología puede ser un catalizador real para transformar procesos, reducir costos y ofrecer una experiencia superior tanto para equipos internos como para clientes finales.

No se trata solo de automatizar pagos, sino de habilitar eficiencia, transparencia y confianza en cada etapa del negocio.

URBANIA encontró en Toku un socio que entiende su operación y la acompaña con tecnología, criterio y estrategias de largo plazo que generan valor real para su negocio.