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Automatizar la conciliación bancaria puede optimizar la gestión financiera y evitar errores al recaudar pagos en línea.
La era del Internet llegó a revolucionar los procesos empresariales, incluida la manera en la que las empresas gestionan sus pagos.
Antes, toda la conciliación bancaria se realizaba de forma manual: Primero, se obtenían los extractos bancarios impresos y registros contables (en hojas de cálculo o libros de contabilidad); luego, las transacciones de cada extracto se comparaban con los registros contables para identificar diferencias, mismas que se solucionaban a través de investigaciones manuales y al comunicarse con el banco para aclarar las inconsistencias.
Cuando las diferencias eran resueltas, entonces se actualizaban los registros contables y los extractos bancarios. Todo este proceso era laborioso, propenso a errores y se requería una buena inversión de tiempo y de recursos.
Sin embargo, desde la llegada de la época digital comenzó el auge de las transacciones online. Se estableció el comercio electrónico y las plataformas de streaming; se fortalecieron la domiciliación y la economía de la suscripción como modelo de negocio y aumentaron, de forma exponencial, el volumen de transacciones en línea, lo que trajo otro tipo de complejidad a la gestión financiera de las empresas.
Ahora, la recaudación de pagos necesita de una estrategia de aceptación de múltiples métodos de pago, como: tarjetas, efectivo, transferencias, QR codes, etc. Esto dificulta la conciliación manual y aumenta la posibilidad de errores. Sin mencionar que los clientes son cada vez más exigentes respecto a la seguridad y eficiencia en el proceso de pagos.
Un error en la conciliación puede generar molestias, retrasos e incluso pérdida de confianza, más cuando las nuevas normas y regulaciones exigen mayor transparencia y control en las transacciones financieras, por lo que las empresas necesitan realizar una conciliación precisa.
En este sentido, las empresas mexicanas están adoptando cada vez más las plataformas de recaudación en línea para agilizar sus operaciones y ofrecer una mejor experiencia a sus clientes, a través de herramientas como la domiciliación y una conciliación de pagos tanto automática como en tiempo real.
¿Qué es la conciliación bancaria?
En nuestro país, como ya vimos, el mercado de pagos en línea está creciendo a gran velocidad gracias a la adopción de tecnologías digitales y a la preferencia de las personas por realizar cada vez más transacciones digitales de forma segura y cómoda. Por eso, hoy es muy común ver a diversos tipos de empresas utilizando plataformas de pago que ya incluyen una conciliación automática.
Pero, ¿a qué nos referimos con la conciliación?
De acuerdo al sitio de BBVA Spark, “la conciliación bancaria es un proceso crucial dentro de la gestión financiera: busca garantizar la congruencia y precisión entre los registros contables de la empresa y la información proporcionada por la entidad bancaria, para asegurar una gestión adecuada y mejorar la toma de decisiones”.
En este sentido, la falta de congruencia y precisión en los datos, puede generar errores que terminan afectando la rentabilidad de cualquier empresa; por eso, si tu negocio busca mejorar la recaudación de pagos en línea, debe partir por establecer un proceso óptimo de conciliación bancaria.
Sin embargo, si la conciliación bancaria ya es un reto en sí, adoptar una tecnología que integre una solución automática trae nuevos desafíos empresariales, ya que la gestión de pagos en línea puede parecer compleja y requiere de herramientas adecuadas para garantizar la eficiencia y seguridad del proceso.
Debido a eso es importante encontrar participantes tecnológicos que no sólo ofrezcan la solución en sí, sino evaluar quiénes pueden adaptarse a tus sistemas actuales para facilitar la gestión de pagos sin agregar una capa más de complejidad en el proceso.
¿Por qué es importante la conciliación bancaria en la recaudación de pagos?
De inicio, según un artículo de Iupana que habla sobre cómo crece la preferencia por los sistemas inmediatos de pago en latam, se nos comparte que “un 77% de los consumidores utiliza pagos electrónicos, siendo el crédito y el débito los instrumentos de pago más utilizados en línea y en tiendas físicas”.
Por su lado, “el débito se destacó como el medio de pago digital más importante, siendo utilizado por el 63% de los consumidores”.
Esto habla de porcentajes importantes sobre el comportamiento de los consumidores y la tendencia de realizar pagos digitales. Es por esto, que las empresas deberían poner especial atención en adoptar una buena plataforma de pagos que facilite la conciliación.
¿Por qué? Bueno, aquí te compartimos la importancia de tener una buena conciliación bancaria:
Podrás identificar errores fácilmente: La conciliación bancaria permite detectar errores en los registros contables o en los extractos bancarios, como pagos duplicados, pagos faltantes, errores al ingresar los números de cuenta, etc.
Contarás con mayor precisión financiera: Porque las empresas pueden asegurar que sus estados financieros sean exactos y que reflejen la realidad de sus operaciones.
Controlarás mejor la liquidez: La conciliación bancaria permite identificar los pagos que se han recibido y aquellos que están pendientes, lo que facilita la gestión de la liquidez de la empresa.
Prevención de fraudes: La conciliación bancaria puede ayudar a detectar posibles fraudes o actividades irregulares que puedan afectar las finanzas de la empresa. Incluso, existen soluciones tecnológicas que permiten verificar cuentas CLABE para realizar una dispersión segura, lo que reduce los riesgos de fraude.
Tomarás decisiones más informadas: Con información financiera precisa y actualizada, las empresas pueden tomar mejores decisiones estratégicas y optimizar sus operaciones.
No cabe duda que ganar estos beneficios, al conciliar en automático, impactará de forma muy positiva la gestión de los pagos de tu empresa, a diferencia de realizar una conciliación manual.
¿Cómo puede la domiciliación facilitar la conciliación bancaria?
Comencemos por definir a la domiciliación.
De acuerdo con la Asociación de Bancos de México, “la domiciliación interbancaria consiste en el mandato de un titular de una cuenta a su banco o a un tercero para que con cargo a dicha cuenta, pague un recibo presentado por un tercero”.
“El Sistema de Domiciliación interbancaria está enfocado a ofrecer el servicio de pago de bienes, servicios, impuestos, contribuciones, etc., de modo automático”. Por esto, es una herramienta fundamental para optimizar la gestión de cobranza de los pagos por suscripción.
Un gran beneficio de la domiciliación es que permite que las empresas puedan recibir pagos de forma automática y recurrente. Además, integrar un software de pagos, usualmente, viene acompañado con una conciliación automática que facilita esta tarea mientras reduce la posibilidad de cometer errores humanos.
Aunque estos no son los únicos beneficios de la domiciliación; por eso, veamos algunos más:
Mayor recaudación: La domiciliación automatiza el proceso de cobranza, eliminando la necesidad de que los clientes realicen el pago manualmente cada mes, ya que como el pago es en automático, a las personas no se les olvida pagar.
Ahorro en costos: Reduce el tiempo y el esfuerzo dedicados a la gestión de cobranza, se evitan los procesos manuales y la dependencia a un call center para que haga esfuerzos de recaudación; lo que libera recursos para otras tareas.
Mejorar la experiencia del pago: La domiciliación se realiza en menos de 30 segundos, reduce el riesgo de errores y brinda mayor seguridad en el proceso de pago.
Gracias a la democratización de pagos en latam, ahora es más sencillo acceder a herramientas que ayuden a tener una mejor conciliación bancaria y gestión de pagos en línea.
Estas herramientas ofrecen funcionalidades como la automatización del proceso de conciliación, la integración con diferentes bancos y sistemas de pago, el análisis de datos y la generación de reportes detallados, aspecto que puedes encontrar en la oferta de Toku.
Así es, Toku te da acceso a una infraestructura de pagos que te ayuda desde el portal de pagos que conjunta varios métodos en una misma experiencia, hasta el aumento en la recaudación de pagos en línea con una conciliación automática y en tiempo real, que facilita por completo tu gestión operativa de pagos.
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