Víctor Gordoa, Director de Imagen Pública, nos cuenta cómo la necesidad de eficiencia en los pagos para sus más de 700 alumnos llevó a Imagen Pública a descubrir la solución integral de Toku. Desde el manejo de la cobranza, hasta la expansión de opciones de pago y la eliminación de dolores de cabeza administrativos, la integración ha llevado a una transformación completa.
El Problema
“Teníamos una cobranza más artesanal, por decirlo de alguna manera. Había una fecha de vencimiento de los pagos y al alumno que no cumplía se le hacía un seguimiento, pero era relativamente fácil porque eran pocos alumnos y teníamos relación directa con ellos. Con el tiempo el colegio creció y evidentemente los problemas empezaron a ser del tamaño del crecimiento que estábamos teniendo”. Víctor Gordoa.
Pocas opciones de pago: Sus alumnos, o apoderados, solo podían pagar vía transferencia, o con tarjeta de crédito de forma presencial.
Mucho tiempo en conciliar información y perseguir pagos: Los equipos administrativos de Imagen Pública dedicaban 15 horas a la semana a la conciliación de pagos y contactando a alumnos para guiarlos con el pago.
Demora en recepción de pagos: Imagen Pública tenía que contactar al 20% de sus alumnos por pago vencido y estos se demoraban, aproximadamente, 15 días en saldar sus deudas.
La Solución
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Con Toku, Imagen Pública comenzó a ofrecer más opciones de pago y contactabilidad inteligente con los alumnos para recordarles fechas límites, logrando:
Ofrecer más opciones de pago: Ahora los alumnos y padres de familia pueden pagar sus estudios vía transferencia bancaria, efectivo, tarjeta de crédito, y además pueden domiciliar su tarjeta. Todo a través de un portal 100% online, personalizado con el logo y colores del Grupo Imagen Pública.
Reducir 50% la cantidad de alumnos con pagos atrasados debido a la facilidad de pago.
Disminuir en 50% el tiempo de recepción de pagos atrasados. Antes, los alumnos que se atrasaban en el pago de colegiaturas tardaban 15 días en pagar, ahora solo tardan 7.
Disminuir en 50% las horas dedicadas a cobranza: Antes, la administración invertía 15 horas semanales en seguimiento; ahora, con Toku, solo dedican alrededor de 7 horas. Esto ha permitido un ahorro significativo en recursos humanos y ha liberado tiempo para actividades más productivas.
Contactabilidad inteligente: Con Toku, Imagen Pública tiene un módulo de contactabilidad en el que puede automatizar de forma inteligente mensajes claves para sus alumnos, como por ejemplo, un recordatorio de pago antes de la fecha límite. Esto brindó a la institución más seguridad de que los pagos se realizarían de manera oportuna.
Información conciliada en tiempo real: El equipo administrativo de Imagen Pública tiene acceso a un backoffice online donde puede ver en tiempo real toda la información de pagos de los alumnos.
“Empezamos a notar cómo a través de los meses empezaba a disminuir la morosidad en los pagos, y vemos esto como un hecho que se dio ya que los padres, o alumnos, justamente tenían más opciones para pagar y, sobre todo, la facilidad de hacerlo de forma efectiva”.
Domiciliación de Tarjetas
La implementación de Toku no solo mejoró la eficiencia, sino que también transformó la experiencia del usuario. La domiciliación de tarjetas permitió a los alumnos programar el pago de sus estudios, olvidando así las fechas límites. Además, con la Orquestación de Pagos de Toku, los pagos con tarjeta pasan por diferentes pasarelas de pago para asegurar la efectividad del cobro, logrando un 94% de aceptación de pagos, superando la tasa de 80% de la industria.
“El alumno ahora está mucho más contento, porque ahora es más fácil pagar. Tanto para el alumno, como para el padre de familia, ha sido muy benéfico, porque les quitamos un problema de encima, ya que ya pueden programar sus pagos y olvidarse de estar pendientes de fechas límites”. Víctor Gordoa.
Ve el video de la entrevista a Víctor Gordoa, Director de imagen Pública, aquí:
Perspectivas Futuras
En el horizonte de 2024, el Grupo Imagen Pública tiene ambiciosos planes de expansión internacional. Victor Gordoa confía en que Toku será el aliado clave para facilitar los pagos en cualquier parte del mundo, respaldando la visión de ofrecer educación en Imagen Pública a nivel global de manera autónoma.
“Requeriremos del apoyo de una plataforma robusta, grande e importante para poder recibir los pagos en cualquier tipo de moneda y desde cualquier parte del mundo. Estoy totalmente confiado de que Toku nos va ayudar muchísimo para poder implementar esto y que la cobranza no sea un problema al cual nos tengamos que enfrentar”.
La colaboración estratégica entre Grupo Imagen Pública y Toku ha demostrado ser un testimonio vivo de cómo la innovación en pagos puede impulsar el éxito financiero y transformar la experiencia educativa. Con cifras, beneficios tangibles y una visión clara hacia el futuro, esta asociación es un modelo para instituciones educativas que buscan optimizar sus procesos financieros y ofrecer lo mejor a sus alumnos y sus comunidades.
